Email: come gestirla al meglio e quando scegliere un servizio managed

[Redazione HostingTalk]

Email, un servizio critico per clienti, aziende e provider

Da sempre la posta elettronica, o email, è un servizio a cui gli utenti tengono particolarmente: tra le aziende del settore hosting italiano ed estero vi è la convinzione, e la prova, che un servizio web, come un sito, può subire downtime più o meno lunghi senza subire in media troppi reclami da parte degli utenti, al contrario la posta elettronica, e il suo downtime, vengono avvertiti come un problema di alto livello, per il quale l'utente non esita a contattare il proprio provider più e più volte.

Oggi, sulla rete, il maggior traffico generato appartiene proprio alle email, ne scambiamo milioni per un totale di diversi petabyte e tutte le società investono maggiormente proprio nei servizi di posta elettronica, o affidandosi all'outsourcing, quindi portando al di fuori dei propri uffici e data center i loro servizi, oppure adottando soluzioni professionali, siano esse opensource o commerciali. Non a caso i servizi email sono stati i primi a sbarcare nel paradigma del cloud computing, Google Apps, Rackspace o IBM, sono tutti esempi di fornitori di servizi di posta elettronica nella cloud.
Molti operatori di data center, con importanti nomi italiani, in questi anni hanno realizzato infrastrutture complesse dedicate alla gestione della posta elettronica, con l'obiettivo di rivendere queste soluzioni alle aziende o ad altri provider, fornendo loro un servizio solido per uno strumento che ancora oggi viene identificato come essenziale nella comunicazione aziendale. Se è vero che oggi tutti gli utenti possono avere a disposizione una propria casella di posta elettronica presso un qualsiasi servizio gratuito, fornito da un ISP o da compagnie come Google o Yahoo, rimane un fatto assodato che la gestione di questi ultimi, con la possibilità di integrarvi servizi di collaborazione, di gestione della posta su dispositivi mobili, rimane appannaggio degli hosting provider, ai quali molto spesso viene richiesto quella garanzia di servizio (uptime e SLA) che un servizio gratuito non può offrire.

Se la posta del mio shared hosting non basta più

La maggior parte degli utenti ad oggi riceve con l'acquisto di un piano shared hosting una soluzione integrata per la posta elettronica, solitamente una o più caselle email, configurate sul dominio, che a seconda dei casi includono anche antispam e antivirus, oltre magari ad una gestione su server separati rispetto a quelli che forniscono i servizi web. Ciò significa che l'esigenza di avere una propria casella email può essere soddisfatta con meno di 10 Euro annui nel migliore dei casi, e con qualche centinaio se parliamo di servizi professionali. Ma è sempre sufficiente?

La risposta è no, vi sono attività e contesti in cui la posta elettronica è fondamentale, e affidarla al servizio integrato di uno shared hosting è controproducente. Quali sono i motivi?

1. Uptime e SLA: molti clienti e aziende necessitano di una garanzia sulla disponibilità del servizio di posta elettronica. Se il nostro business consiste nel ricevere ordinativi da un e-commerce, allora ogni minuto di downtime può voler dire un cliente a cui non possiamo dare assistenza e quindi che possiamo perdere
2. Spam: contrariamente al pensiero comune, una buona soluzione antispam impegna i server e le risorse degli hosting provider, costringendoli a soluzioni hardware costose e all'acquisto di soluzioni software di alto livello. Nulla a che vedere con i sistemi antispam che troviamo sugli shared hosting comuni, dove spesso, per semplicità, si adotta una soluzione standard
3. Sicurezza: quanto vale il traffico email? Tantissimo, se come detto la vostra attività si basa su quello. La sicurezza delle informazioni scambiate via email, la loro protezione e il backup continuo sono servizi accessori che vanno richiesti separatamente e hanno un costo differente dal singolo piano shared.
4. Ridondanza: se la posta elettronica è uno strumento essenziale per la nostra attività è utile puntare ad un servizio che ci garantire un determinato uptime, questo può avvenire con una struttura ridondata che consenta al provider di gestire la nostra posta elettronica con più data center e più server, magari in cluster.
   

A quale azienda mi affido e cosa richiedo?

Nel momento in cui decidiamo di affidarci ad un'azienda, trattandosi di un servizio managed la richiesta di informazioni dettagliate è un passo obbligatorio, così come di un preventivo che ci possa indicare una stima del costo. La ricerca di azienda deve prevedere la richiesta di un numero consistente di preventivi, ma anche di una specifica chiara delle garanzie sul servizio offerte.
Vi sono aziende specializzate nella gestione email, e altre che lo hanno come servizio affiancato ai comuni pacchetti hosting. In questo caso sarà fondamentale capire se l'azienda ha effettivamente esperienza nella gestione di servizi di posta di alto livello, e non solo legati all'erogazione in concomitanza a servizi di shared o dedicated hosting.