Email in outsourcing

[ricko]

Salve, lavoro per un'azienda di informatica della zona che, tra gli altri servizi, offre anche ai propri clienti i classici servizi di hosting web, mail e quant'altro.

Ho specificato, tra gli altri servizi, perchè ovviamente non è il business principale della società e per tale motivo la direzione mi ha chiesto di fare alcune valutazioni se è il caso di continuare ad offrire questo tipo di servizi e con quali progetti.

Il problema principale è che l'azienda è radicata nel mercato da qualche decina di anni ed avendo offerto questi servizi fin dai primi anni di diffusione di internet (metà anni 1990) ci si trova ad avere comunque un centinaio e passa di clienti, con qualche migliaio di caselle postali e vari servizi associati, tra i quali, ultimamente, la pec (Rivenditore Aruba). Questo numero di clienti è diventata fonte di impegno quotidiano per l'assistenza rilevante che si scontra con la mancanza di tempo cronica per il troppo lavoro in essere e la non remuneratività del settore che, allineandosi ai prezzi di mercato, non è fiorente.

Si pensava quindi o di chiedere una sorta di contratto di assistenza per chi vuole avere una copertura dei servizi email in modo tale da dedicare nuove risorse al settore oppure di portare la gestione dei nostri mail server all'esterno della società, fornendo ai clienti solo il front-end tra loro e l'eventuale fornitore in caso di problemi.

Secondo voi quale è la strada giusta ?
Esistono provider professionali solo per la posta elettronica ?

Grazie per l'attenzione
Regards

[guest]

Ciao,
non mi è chiara una cosa.
Cerchi un servizio di assistenza outsourcing per la componente posta elettronica su server "tuoi" oppure vorresti affidare l'intera gestione della posta elettronica, server compreso, ad un provider esterno?

Nel primo caso, forse ti conviene far gestire tutto il parco IT alla azienda, nel secondo caso, devi indicare che risorse ti servono come spazio disco etc etc.
Nel tuo caso una soluzione dedicata sarà quasi d'obbligo pertanto, sia in caso di VPS (la posta richiede poche risorse) sia in caso di server dedicati, bisognerà sapere spazio disco, numero di caselle da gestire, necessità o meno di pannello di controllo etc etc.

[ricko]

Ciao,
non mi è chiara una cosa.
Cerchi un servizio di assistenza outsourcing per la componente posta elettronica su server "tuoi" oppure vorresti affidare l'intera gestione della posta elettronica, server compreso, ad un provider esterno?

Ciao,
al momento abbiamo server web per applicazioni java (tomcat), hosting di portali istituzionali ed ecommerce (joomla), perfino qualche vecchio portale in asp classico (3.0). Sui server dove girano gli applicativi web abbiamo comunque in uso server mail (pop3, imap, smtp) ed i records mx puntano ovviamente a tali server.

Il problema è che abbiamo avuto un down di uno dei server principali che ha comportato un paio di giorni di problemi mail e per un paio di giorni l'azienda è stata praticamente impegnata a rispondere a chiamate relative a tali problemi e a fare test etc. E' nata così la consapevolezza che il problema mail non è come dieci anni fa essendo diventata la vera Killer Application della rete e che quindi non può essere gestita a tempo perso come è stato fatto fino ad'ora.

Il problema è che ai clienti diamo già tutta una serie di altri servizi e non sarebbe furbo da un punto di vista commerciale fare entrare un nuovo partner per questi servizi che si potrebbe tramutare in competitor in un secondo tempo. Altresì si vuole dare comunque un servizio professionale ed avere il fondoschiena parato in caso di drammi (che per altro sono stati rari negli ultimi anni, fortunatamente).

Parliamo quindi del secondo caso ma restando comunque gli unici interlocutori per con i clienti.

Grazie per l'attenzione
Regards

[guest]

Allora in tal caso dovresti indicare le risorse di cui necessiti.
Spazio disco?
Numero di caselle?

[Ste]

Ciao e benvenuto La strada giusta dal mio punto di vista è cercare una azienda che vi riveda la vostra infrastruttura di posta (non è saggio gestire tutto insieme al webhosting) e aggiunga/tolga/modifichi gli attuali server che avete, per poi occuparsi anche della gestione sistemistica con un canone X per voi che poi potrà includere anche eventuale assistenza che date ai clienti: loro risponderanno ai vostri ticket per conto vostro, in modo che il cliente non veda nulla di diverso rispetto a prima.

[guest]

Ciao e benvenuto La strada giusta dal mio punto di vista è cercare una azienda che vi riveda la vostra infrastruttura di posta (non è saggio gestire tutto insieme al webhosting) e aggiunga/tolga/modifichi gli attuali server che avete, per poi occuparsi anche della gestione sistemistica con un canone X per voi che poi potrà includere anche eventuale assistenza che date ai clienti: loro risponderanno ai vostri ticket per conto vostro, in modo che il cliente non veda nulla di diverso rispetto a prima.

E tenersi l'infrastruttura in casa? Non è mai la soluzione migliore...

[Ste]

Considerando che bisogna vedere quale sia il budget, direi che è una soluzione fattibile. Esternalizzare tutto dà sicuramente dei vantaggi, ma a quel punto anche il costo sale e presumo che l'azienda abbia già fatto degli investimenti per acquistare i server, per lo spazio e via dicendo. Avere qualche dettaglio in più vorrebbe dire potergli consigliare la soluzione ottimale

[ricko]

Considerando che bisogna vedere quale sia il budget, direi che è una soluzione fattibile. Esternalizzare tutto dà sicuramente dei vantaggi, ma a quel punto anche il costo sale e presumo che l'azienda abbia già fatto degli investimenti per acquistare i server, per lo spazio e via dicendo. Avere qualche dettaglio in più vorrebbe dire potergli consigliare la soluzione ottimale

Saluti Ste e Guest,
abbiamo tre server presso due datacenter diversi, con virtualizzazioni e nessuno di esso è dedicato a noi. parliamo di un centinaio di dominii diversi, per circa 300 caselle postali attive (giuro, pensavo fossero molte di più).

escluso l'attività java (che comunque non genera traffico mail in quanto web application) e le pec (che sono su aruba) occupiamo circa 20 gb di spazio per un 70 gb di traffico mensile.
al momento, con i conti della serva, spendiamo nei tre server circa 200 euro al mese per i servizi sopra descritti e con assistenza via ticket o skype.

tutto quà

Grazie per l'attenzione
Regards

[Ste]

300 caselle di posta elettronica, a conti fatti sarebbe forse meglio esternalizzarle del tutto e avere un servizio di posta che vi costa meno, tenendo in considerazione che i 3 server fanno un po' di tutto e quindi non potrebbero dare la stessa affidabilità di un servizio esterno.

[guest]

Concordo.
Inoltre, vista la situazione, ovvero con server già esterni e non in casa, forse conviene centralizzare il tutto in un singolo datacenter, che magari gestirà anche l'intera parte sistemistica. In questo modo avresti un unico interlocutore ed un unico fornitore a tutto tondo.

Dovresti riuscire a risparmiare anche qualche soldino (non molti, se attualmente paghi 200 euro) usando una VPS

Bisogna valutare anche la criticità del servizio, un fermo di 1 o più ore quanto è grave? Avere le macchine in un datacenter con la gestione in loco dovrebbe comunque ridurre al minimo il tempo necessario al ripristino.

[ricko]

Concordo.
Bisogna valutare anche la criticità del servizio, un fermo di 1 o più ore quanto è grave?

Non è gravissimo e rientra in una logica di assistenza globale quella di fornirla anche se non direttamente retribuita dalla tipologia di servizio (come detto in precedenza, difficilmente sono clienti solo per i servizi internet).

Cerchiamo comunque soluzioni professionali per non indisporre un cliente che normalmente è soddisfatto dei nostri servizi, per causa di blocco mail o problemi collegai ad essa.

Avere le macchine in un datacenter con la gestione in loco dovrebbe comunque ridurre al minimo il tempo necessario al ripristino.

una soluzione come la PowerMail di Serverplan potrebbe essere un compromesso valido, secondo voi ?


Grazie per l'aiuto.
Regards

[guest]

una soluzione come la PowerMail di Serverplan potrebbe essere un compromesso valido, secondo voi ?

Non saprei se la soluzione in questione è dedicata o se si tratta di un servizio di mailhosting.
Nel tuo caso, opterei per una soluzione dedicata, se i clienti sono 300 in un modo o nell'altro potresti aver necessità di personalizzare l'antispam o qualche altra configurazione, operazioni non possibili in un normale servizio di mail hosting.

Per intenderci, potrebbe esserti stretto così come potrebbe esserti stretto google apps.

edit: per quanto riguarda l'assistenza: avere tutto in outsourcing ed un unico fornitore sicuramente migliorerà i tempi di intervento, ma considera che senza ridondanza geografica non raggiungerai mai il 100% di affidabilità e la ridondanza geografica ti farebbe moltiplicare per almeno 10 il costo del servizio che attualmente hai.

[bejelith]

Ciao Ricko,
per professionale cosa intendete?
a. un contratto con SLA;
b. una soluzione clusterizzata;
c. SLA+cluster;
d. altro...

Fornite delle interfacce di gestione all'utente finale? se si, siete intenzionati a migrare all'interfaccia dell'eventuale fornitore?

Se siete ancora alla ricerca posso metterti in contatto con il responsabile vendite di una società per la quale faccio consulenza, fanno/cciamo saas e outsourcing.