Guida Magento Lezione 13 – Gestione delle fatture

In questa lezione vi illustriamo le funzionalità per la gestione delle fatture e delle note di credito in Magento e per la personalizzazione dei file PDF

In questa puntata riprendiamo la dodicesima lezione della Guida e proseguiamo con lo studio delle funzioni che consentono di gestire le vendite in Magento. In particolare, dopo aver scoperto le funzionalità principali che riguardano gli ordini e le spedizioni, ci soffermeremo su un aspetto puramente amministrativo. In questo articolo, infatti, approfondiremo gli strumenti messi a disposizione da Magento per la gestione delle fatture e delle note di credito.

Nella lezione precedente abbiamo visto come generare in automatico la fattura ogni qual volta viene aggiunto un nuovo ordine. Dal pannello di controllo di Magento, infatti, è sufficiente portarsi nella schermata degli Ordini (dal menu Vendite/Ordini), cliccare sulla riga di interesse e successivamente, dopo aver valutato ed apportato tutte le modifiche necessarie (spiegate approfonditamente nella dodicesima lezione) fare clic sul pulsante in alto a destra Fattura.

gestione delle fatture magento pulsante fattura

A questo punto si aprirà una nuova schermata che integra i dati necessari per l’emissione della fattura associata alla vendita. In particolare saranno mostrati i dati relativi l’ordine, l’account utente, l’indirizzo di fatturazione, l’indirizzo di spedizione, il metodo di pagamento e la tabella che mostra per ogni voce di prodotto il codice, la descrizione, il prezzo, la quantità, il subtotale, le tasse e il totale, proprio come viene chiaramente esposto in una qualsiasi fattura valida ai fini fiscali.

Dopo aver ricontrollato che le voci elencate siano corrette, per registrare la fattura a sistema è necessario portarsi in fondo alla pagina e nel box Totale fattura fare clic sul pulsante Invia fattura.

gestione delle fatture magento invia fattura

A questo punto la fattura è stata registrata e può essere successivamente consultata e inviata al cliente dall’apposita sezione per la gestione delle fatture.

Gestione delle fatture: come consultare ed inviare le fatture emesse

Dal menu principale del pannello di controllo di Magento, facciamo clic sulla voce Vendite e quindi su Fatture. Per consultare una fattura basta fare clic sulla riga ad essa associata. La schermata che compare è molto simile a quella vista in precedenza e mostra il riepilogo di tutti i dati utilizzati per l’emissione della fattura.

Lo strumento per la gestione delle fatture in Magento offre l’opportunità di inviare al cliente, con un solo clic del mouse, il documento fiscale, sfruttando direttamente la posta elettronica. In alto alla schermata, infatti, compare il pulsante Invia email. Facendo clic su di esso, in automatico verrà inviata una e-mail all’indirizzo registrato nell’account utente contente il file PDF della fattura emessa.

gestione delle fatture magento invia email

L’amministratore di sistema, inoltre, avrà modo di conservare l’eventuale copia cartacea della fattura, semplicemente facendo clic sul pulsante in alto a destra Stampa.

Gestione delle fatture: come personalizzare il PDF

Lo strumento di gestione delle fatture in Magento consente di personalizzare la copia cartacea della fattura, ossia il file PDF che viene inviato al cliente e che può essere stampato dall’amministratore del sistema. In particolare il tema grafico del file dipende dal template Magento prescelto. Variare la grafica del proprio template non è propriamente un gioco da ragazzi, in quanto, prevede di dover mettere mano al codice. Esistono, tuttavia, diversi plugin, alcuni dei quali a pagamento, che consentono di variare con facilità l’impaginazione del documento secondo le proprie esigenze.

In ogni caso, qualora l’impaginato proposto dal template soddisfi i propri gusti, è possibile sfruttare le funzionalità messe a disposizione da Magento per la semplice personalizzazione delle fatture. Più nel dettaglio è possibile variare l’intestazione e il logo.

Per far ciò portiamoci nella pannello di controllo di Magento e dal menu principale facciamo clic sulle voci Sistema e quindi Configurazione. Nella nuova pagina, nel menu laterale sinistro facciamo clic sulla voce Vendite all’interno dell’omonima sezione. A questo punto apriamo la scheda Fattura e Packing Slip design.

gestione delle fatture magento personalizzazione fattura

Carichiamo il logo utilizzando l’apposito pulsante e, all’interno del box Indirizzi, inseriamo i dati del negozio. Al termine facciamo clic sul pulsante Salva Config.

gestione delle fatture magento pdf fattura

Gestione delle fatture: come emettere note di credito

Capita spesso che, a seguito di alcune problematiche che possono insorgere durante la fase di ordine o di consegna del prodotto, non sia possibile portare a compimento la vendita. Se queste problematiche si verificano dopo l’emissione della fattura, per annullare la vendita è necessario procedere con una nota di credito.

Grazie alla gestione delle fatture molto semplice proposta da Magento, emettere una nota di credito è un gioco da ragazzi e bastano solo pochi istanti. Portiamoci dal pannello di controllo amministrativo nella sezione Ordini (Vendite/Ordini). Facciamo quindi clic sulla fattura che intendiamo annullare per entrare nel pannello di gestione. A questo punto basta fare clic semplicemente sul pulsante in alto a destra Nota di credito.

gestione delle fatture magento nota di credito

Nella schermata che compare è possibile modificare gli indirizzi di fatturazione, quelli di spedizione e le eventuali voci dei prodotti che devono essere rimborsati. Al termine delle modifiche basta fare clic sul pulsante in basso Restituzione offline per registrare la nota di credito a sistema.

gestione delle fatture magento restituzione offline

A questo punto sarà cura dell’amministratore procedere fattivamente con il rimborso del credito al cliente.

Per visionare tutte le note di credito basta spostarsi nell’omonima sezione raggiungibile dal menu principale Vendite/Note di credito.

 

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