MyMailServer – Il servizio di posta elettronica SaaS di KPNQwest

Abbiamo provato MyMailServer, il servizio che consente di esternalizzare la gestione della posta elettronica sui propri domini con un approccio totalmente SaaS. Si paga esclusivamente in base allo spazio desiderato per le proprie caselle e si possono gestire infiniti domini.

Il servizio MyMailServer è uno degli ultimi prodotti rilasciati in casa KPNQwest, una soluzione pensata per la gestione della posta elettronica, aziendale e non, in forma SaaS, Software as a Service. Non vi è dubbio che la posta elettronica sia uno dei servizi più critici da gestire per un ISP, nonché uno di quelli che vengono reputati fondamentali dai clienti, e per i quali spesso la gestione non risulta semplice.

La posta elettronica è tra i servizi web più utilizzati in azienda ma anche più temuti: negli ultimi anni Google, Hotmail e Yahoo! hanno abituato gli utenti ad un utilizzo diverso di questo strumento, da semplice ricevitore di messaggi a vero e proprio hard disk nella cloud, da utilizzare per recuperare al volo i file salvati (spesso di grandi dimensioni) e qualsiasi dato sia più facile da “salvare in una email” piuttosto che archiviare su PC.

Questo ha imposto agli ISP tradizionali e ai fornitori di servizi hosting un ripensamento di questo strumento e un potenziamento delle infrastrutture dedicate alla sua gestione. MyMailServer è l’evoluzione del servizio di posta elettronica secondo KPNQwest: un servizio che consente di allocare un quantitativo variabile di spazio disco (da 5 a 500 GB) e creare al suo interno diverse migliaia di caselle di posta elettronica, indipendentemente dal numero di domini a cui esse sono collegate.

Questo significa che il cliente può utilizzare interamente MyMailServer come servizio di gestione esterno della posta elettronica per qualsiasi dominio attivo, indipendentemente dalla soluzione di hosting utilizzata, shared o dedicata. KPNQwest ha deciso di integrare MyMailServer come soluzione di posta elettronica anche all’interno dei propri piani di shared hosting.

In questa recensione testiamo il funzionamento del servizio, i suoi punti di forza e di debolezza. Vogliamo avvisare i nostri lettori sul fatto che questa recensione, vista la natura del prodotto, non possa portare con se una serie di test e considerazioni più tecniche che solitamente accompagnano tutte le nostre recensioni: rimaniamo comunque a disposizione dei lettori per poter rispondere a qualsiasi dubbio tecnico o commerciale che non venga riportato all’interno di questa recensione.

Caratteristiche tecniche di MyMailServer

Vediamo brevemente quali sono le caratteristiche tecniche di MyMailServer dal punto di vista del servizio offerto al cliente dell’infrastruttura utilizzata da KPNQwest:

 

    • Tipologia di servizio: SaaS (Software as a Service)
    • Spazio allocabile per la posta elettronica: da 5 a 500 GB
    • Dimensione casella di posta elettronica: allocabile a piacere in base allo spazio totale.
    • Costo: da 15 Euro + IVA annui (5 GB di spazio) a 1500 Euro + Iva annui (500 GB di spazio)
    • Dimensione minima casella: 50 MB
    • Protezione Antivirus e Antispam in ingresso
    • Supporto protocollo POP3 e IMAP
    • Puntamento di illimitati domini verso l’account di posta elettronica
    • Alias illimitati su ogni mailbox
    • Redirect illimitati su ogni mailbox
    • Webmail inclusa, interfaccia in Italiano, temi grafici selezionabili
    • Visualizzazione log operazioni da pannello di controllo

Il sistema di MyMailServer può essere configurato online con lo strumento fornito all’interno di Kolst.it: il sistema, in base al numero di GB desiderati di spazio complessivo, assegna un numero totale di caselle di posta creabili. Nella versione base, con 5 GB di spazio, possiamo creare fino ad un massimo di 102 caselle di posta elettronica, al costo di 15 Euro annuali + IVA.

Nell’account di prova che ci è stato assegnato per HostingTalk.it, abbiamo a disposizione 50 GB di spazio, con la possibilità di creare fino a 1024 caselle di posta elettronica.  Nella versione massima, con 500 GB di spazio disponibili, si possono creare 10.240 caselle di posta elettronica.

Infrastruttura hardware e software di MyMailServer

KPNqwest eroga il servizio MyMailServer attraverso i suoi data center di Milano Caldera. La compagnia è tra i fondatori del MIX di Milano e i quattro data center presenti nel complesso di Caldera presentano interconnessione fra loro e connessione diretta con il centro di interscambio del MIX. I servizi di posta elettronica risultano particolarmente difficili da erogare per gli ISP, per questo l’infrastruttura di MyMailServer è organizzata in cluster di macchine che si occupano sia della ricezione della posta sia dell’invio e della gestione della webmail.

Vediamo di seguito un’immagine dell’infrastruttura dichiarata da KPNQwest:

 

Infrastruttura mymailserver di Kolst

 

KPNQwest si avvale di una infrastruttura ridondata basata su VMware per l’erogazione delle macchine virtuali che gestiscono MyMailServer: tutte le macchine virtuali sono organizzate in cluster di server, divisi a loro volta per la parte di ricezione, invio e accesso alla posta elettronica. La suddivisione della parte di invio e ricezione, a livello di server, è molto comune, così come KPNQwest ha deciso di utilizzare un cluster di server separato per l’erogazione del servizio webmail, in modo da fronteggiare picchi nel suo utilizzo senza intaccare il funzionamento del server di posta.

 

L’autenticazione degli utenti sul server di posta avviene in un cluster MySQL separato a livello di infrastruttura e così lo storage viene effettuato su SAN del vendor NetApp in configurazione ridondata. L’utilizzo di SAN per lo storage delle email garantisce due aspetti importanti: velocità di accesso alla base di email (importante per le ricerche) e sicurezza dal punto di vista della ridondanza.

 

Dietro un servizio con queste caratteristiche ci saremmo aspettati un servizio di cloud object storage ma di fatto KPNQwest ha preferito una soluzione di fascia alta basata su storage SAN.  Come per gli altri servizi recensiti di Kolst.it troviamo server di marca Dell in tutti i data center.

 

Sul fronte del software MyMailServer utilizza Postfix come server MTA per l’erogazione del servizio, il pannello di controllo è stato realizzato interamente da KPNQwest e permette di gestire tutte le operazioni di configurazione delle caselle e dei domini, nonché l’accesso ai Log del sistema.

 

La webmail utilizzata è invece SquirrelMail: Kolst permette di scegliere il tema da utilizzare e fornisce una interfaccia responsive per l’accesso da mobile. La versione utilizzata di SquirrelMail è molto diversa rispetto a quella comunemente conosciuta, grazie all’utilizzo di NutsMail, che permette di avere diversi temi grafici applicabili e la visualizzazione responsive su mobile.

Il pannello di controllo

MyMailServer si configura come il servizio di posta elettronica centralizzato per l’azienda. Kolst ha creato un pannello di controllo che permette di eseguire tutte le operazioni necessarie: la prima da eseguire riguarda la creazione dei domini che possono accedere al servizio, i clienti devono dapprima eseguire il puntamento dei DNS dei singoli domini tramite l’impostazione dei record MX. Una volta riconosciuti dal pannello si può procedere alla creazione degli account di posta elettronica.

Le funzionalità del pannello di controllo possono essere riassunte come segue:

    • Creazione nuovi domini
    • Creazione Alias delle mailbox
    • Creazione nuove mailbox
    • Gestione whitelist e blacklist per singolo dominio
    • Ricerca mailbox e alias
    • Modifica della password di amministrazione
    • Gestione e visualizzazione Log
    • Gestione messaggio di benvenuto per ogni nuova casella di posta creata

Vediamo di seguito alcuni screenshot del pannello di controllo:

MyMailServer pannello di controllo

Aggiunta di nuovi domini: nella voce Informazioni Importanti vengono specificate anche i parametri da impostare nei record MX per il puntamento dei DNS.

MyMailServer pannello di controllo

 

MyMailServer pannello di controllo

La creazione di una nuova casella di posta elettronica avviene semplicemente impostando i dati principali, il dominio di appartenenza e la dimensione della casella di posta elettronica. In questo esempio stiamo impostando una casella da 20 GB di spazio.

MyMailServer-creazione casella di posta

Per ogni dominio è possibile gestire la whitelist e blacklist direttamente dalla label dedicata nel pannello.

MyMailServer

Webmail, una versione ottimizzata di SquirrelMail

MyMailServer mette a disposizione del cliente una webmail basata su SquirrelMail, un noto software di questa categoria che tuttavia viene reso più accattivante grazie all’uso di un sistema di temi applicato direttamente da KPNQwest. Rispetto alla versione base di Squirrelmail troviamo anche la possibilità di avere un design apposito per l’accesso da smartphone: una caratteristica importante di questi tempi.

MyMailServer-mailbox

 

La webmail utilizzata è presente unicamente all’indirizzo webmail.kpnqwest.it e non è personalizzabile con proprio logo se non nell’aspetto grafico tramite la scelta di uno dei 20 temi a disposizione. Le opzioni di personalizzazione nella visualizzazione sono molto precise e permettono di agire sui singoli colori delle notifiche e dei menu della webmail.

La webmail ha un design molto semplice e minimalista, sicuramente apprezzabile. Non ha funzioni di groupware e permette, come feature aggiuntiva, solamente l’organizzazione della posta elettronica ricevuta in cartelle.  E’ possibile gestire gli indirizzi dei contatti direttamente al suo interno tramite la funzione Rubrica, con importazione ed esportazione bulk dei contatti.

Manca la possibilità di personalizzare la webmail con un logo aziendale, una feature che ci saremmo aspettati visto il target del servizio e così la possibilità di avere la webmail su un proprio sottodominio, senza alcun riferimento a KPNQwest.

Test di utilizzo di MyMailServer

Non potendo eseguire i canonici test delle nostre recensioni, abbiamo deciso di provare a fondo il servizio di email, utilizzandolo in tutti i casi ritenuti possibili. Abbiamo dapprima puntato un dominio di nostra proprietà verso il nostro account e abbiamo creato una casella di posta elettronica con antispam e antivirus attivi.

Da questo momento il primo test è quello di controllare gli header delle email in uscita da MyMailServer, di seguito una prova eseguita

Delivered-To: info@wetalkgroup.it
Received: by 10.66.5.130 with SMTP id s2csp57939pas;
        Mon, 7 Jan 2013 03:46:36 -0800 (PST)
X-Received: by 10.194.87.200 with SMTP id ba8mr95406395wjb.22.1357559194423;
        Mon, 07 Jan 2013 03:46:34 -0800 (PST)
Return-Path: <wetalkgroup@cloudlabs.it>
Received: from smtp-out-04.comm2000.it (smtp-out-04.comm2000.it. [212.97.32.67])
        by mx.google.com with ESMTP id p6si10198417wiw.0.2013.01.07.03.46.30;
        Mon, 07 Jan 2013 03:46:34 -0800 (PST)
Received-SPF: neutral (google.com: 212.97.32.67 is neither permitted nor denied by best guess record for domain of wetalkgroup@cloudlabs.it) client-ip=212.97.32.67;
Authentication-Results: mx.google.com;
       spf=neutral (google.com: 212.97.32.67 is neither permitted nor denied by best guess record for domain of wetalkgroup@cloudlabs.it) smtp.mail=wetalkgroup@cloudlabs.it
Received: from webmail.kpnqwest.it (webmail-01.c2kmail.it [10.0.4.1])
by smtp-out-04.comm2000.it (Postfix) with ESMTPA id 137568FC61
for <info@wetalkgroup.it>; Mon,  7 Jan 2013 12:46:24 +0100 (CET)
Received: from 2.235.214.37
        (SquirrelMail authenticated user wetalkgroup@cloudlabs.it)
        by webmail.kpnqwest.it with HTTP;
        Mon, 7 Jan 2013 12:46:24 +0100
Message-ID: <f68448690e9551fd6f1c7e6e8f117a24.squirrel@webmail.kpnqwest.it>
Date: Mon, 7 Jan 2013 12:46:24 +0100
Subject: email di prova recensione MyMailServer
From: “wetalkgroup” <wetalkgroup@cloudlabs.it>
To: info@wetalkgroup.it
User-Agent: SquirrelMail/1.4.22
MIME-Version: 1.0
Content-Type: multipart/mixed;boundary=”—-=_20130107124624_23183″
X-Priority: 3 (Normal)
Importance: Normal

 

Tutte le impostazioni sembrano essere corrette, il mail server è correttamente impostato e da una serie di invii, vediamo chiaramente che a risponderci sono diversi server, a conferma che la struttura sia organizzata in cluster di macchine su tutti i livelli.

Abbiamo provato inoltre a mettere alla prova il sistema antispam e antivirus del server. Abbiamo creato diverse caselle e abbiamo iniziato a “scambiarci” email contenenti la simulazione di malware (tramite l’apposito file messo a disposizione da EICAR per il test degli antivirus http://www.eicar.org/86-0-Intended-use.html).

Il sistema ha riconosciuto correttamente le email sospette e le ha posto nella cartella dedicata.

Le informazioni relative alle email contenenti spam o malware vengono raccolte all’interno della webmail, all’interno della casella Quarantena.

La configurazione di SpamAssassin, il plugin utilizzato per la gestione del filtro antispam, avviene direttamente dalle impostazioni del pannello di controllo:

MyMailServer-configurazione spamassassin

 

Ottima la possibilità di lasciare che l’utente possa gestire le soglie di notifica come spam, tuttavia dovrebbe essere possibile anche l’impostazione globale per dominio o gruppo di caselle anche dal panello di controllo. In molti casi lasciare gestire queste impostazioni all’utente finale può essere dannoso.

Creazione e gestione di una casella di posta elettronica

Per un sistema centralizzato di posta elettronica uno degli aspetti più importanti è la facilità di gestione e creazione delle caselle di posta elettronica. Il sistema MyMailServer di Kolst potrebbe infatti essere impiegato anche all’interno di una grande azienda con più di 1000 dipendenti, è evidente che in questo caso le modifiche e le aggiunte da fare siano diverse ogni giorno.

Vediamo insieme come avviene la creazione di una nuova casella di posta elettronica.

Per prima cosa è necessario il login all’interno del pannello di controllo dell’area clienti Kolst.it, da qui è necessario cliccare sul servizio MailAdmin.

MyMailServer-pannello di controllo kolst

Il pannello di controllo è quello che vi abbiamo già mostrato in precedenza:

MyMailServer-pannello di controllo mailadmin

 

E’ sufficiente cliccare sulla voce Nuova MailBox per aggiungere una nuova casella di posta elettronica:

 

MyMailServer-creazione mailbox

 

La gestione delle caselle di posta è altrettanto semplice dall’interfaccia del pannello.

Clicchiamo su Resoconto e sul nome del dominio per poter poi accedere direttamente alla lista dei domini presenti. Cliccando sul dominio si ottiene il riepilogo delle caselle di posta create nel sistema, con le informazioni relative allo spazio web e alla presenza dll’antispam, nonché il funzionamento della casella (se attiva o no).

MyMailServer-report utilizzo webmail

Assistenza KPNQwest e Conclusioni

Il servizio di assistenza di KPNQwest attivo per MyMailServer è lo stesso fornito anche per gli altri servizi di Kolst.it. I clienti possono entrare in contatto con i tecnici direttamente tramite ticket system dal pannello di controllo o via email. Per informazioni commerciali è invece disponibile un numero di telefono diretto, dal Lunedì al Venerdì dalle 9 alle 13 e dalle 14 alle 17.

Abbiamo contattato il supporto tecnico in 2 occasioni. In entrambe abbiamo richiesto esclusivamente informazioni sul servizio (gestione dello SPAM e delle email contenente i virus) e abbiamo ricevuto risposta, per entrambi i ticket, in meno di 1.5 ore dall’apertura.

Conclusioni

Il servizio MyMailServer risulta essere uno dei più innovativi a livello italiano per la gestione della posta elettronica: svincolato dalla logica di dover acquistare domini direttamente dalla stessa azienda, permette di centralizzare la gestione della posta elettronica anche per decine di domini diversi, ad un costo competitivo. KPNQwest ha realizzato un ottimo servizio SaaS, dal momento che il cliente deve solo farsi una idea del proprio consumo totale di spazio e del numero di caselle necessarie, e da quel momento è libero di dimenticarsi della gestione dei propri mail server.

Si tratta di un prodotto che reputiamo sicuramente valido. La webmail è semplice da utilizzare così come il pannello di controllo; in un momento in cui la tendenza generale è quella di esternalizzare i propri mail server e non creare ulteriori server per la gestione della posta elettronica, MyMailServer si propone come uno dei pochi servizi italiani che consente realmente di attuare una politica di outsourcing indolore.

Da non sottovalutare inoltre la recente mossa di Google Apps che ha reso a pagamento tutte le versioni del servizio, compresa la versione Standard, con la creazione free di 10 account e relative mailbox.

Il prodotto è conveniente dal punto di vista economico: per 15 euro + iva annuali otteniamo 5 GB di spazio disco e la possibillità di creare fino a 102 caselle, mentre con 150 euro annuali otteniamo 50 GB di spazio e la possibilità di creare fino a 1024 caselle di posta.

Ci sono diverse features che possono essere aggiunte al servizio: in primis l’accesso tramite API è qualcosa di fondamentale visto il target del servizio, MyMailServer dovrebbe essere gestibile direttamente da un set di API per la creazione, gestione e modifica di tutte le operazioni nel proprio account. Il pannello di controllo ha ancora ampi margini di miglioramento, con un maggior livello di informazioni sulle singole caselle di posta elettronica e la possibilità di ottenere dei log dettagliati di cosa avviene nel mail server per ogni invio di singola comunicazione. Questo significa che l’utente dovrebbe poter tracciare tutte le comunicazioni in ingresso e uscita, e avere informazioni (log) su ogni singola email.

Da sperare infine che KPNQwest abbia intravisto la possibilità di arricchire questo servizio con un groupware che fornisca maggiori funzionalità agli utenti, dalla gestione del calendario alla gestione dei file, tutto integrato all’interno del servizio. L’aggiunta di queste funzionalità fornirebbe ai clienti un servizio davvero paragonabile a Google Apps.

Abbiamo effettuato esclusivamente domande commerciali e di dettaglio tecnico all’assistenza, in entrambi casi abbiamo ricevuto risposta in meno di 1 ora dall’apertura del ticket.

Ci sentiamo di consigliare l’acquisto del servizio, come valida soluzione per chi gestisce svariati domini e vuole dismettere i propri server di posta elettronica: la soluzione di KPNQwest permette di eliminare le spese di gestione dei sistemi di posta elettronica e centralizzarne la gestione.

 

PRO:

    • Costi contenuti per un numero elevato di caselle
    • Possibilità di centralizzare la gestione della posta di più domini
    • Interfaccia di gestione molto semplice
    • Webmail semplice e intuitiva
    • Ottima infrastruttura software e hardware

CONTRO

    • Manca un set di API per l’integrazione del servizio nel proprio software
    • Assenza di un groupware oltre alla gestione della sola.  posta elettronica
    • Disponibilità dei log di sistema da migliorare
    • Manca un tool di import bulk delle email da altri server