Ordini e fatture con Prestashop – lezione 12 della guida

Dopo aver inserito i prodotti all'interno del portale,ci soffermeremo sull'aspetto amministrativo, illustrando le procedure e le configurazioni che riguardano la gestione degli ordini e delle fatture all'interno di PrestaShop

Nelle precedenti lezioni abbiamo visto come configurare in PrestaShop i prodotti e le varie categorie. In particolare nel decimo tutorial ci siamo soffermati sull’inserimento dei prodotti, dei prezzi e delle eventuali promozioni ad essi associate. In questa lezione ci dedichiamo, invece, alla gestione delle vendite, soffermandoci in particolare sugli ordini e le fatture.

Prima di attivare il portale di e-commerce, infatti, è bene dare uno sguardo a queste sezioni, per essere pronti e informati sui processi da seguire non appena giungeranno le prime vendite.

Questa parte della guida interessa soprattutto coloro che si occuperanno del lato amministrativo del negozio: PrestaShop darà un valido aiuto non soltanto nella gestione degli acquisti, dalla vendita al pagamento, ma anche e soprattutto nella gestione delle fatture, snellendo tutti i processi amministrativi.

Gestione degli ordini

Quando un cliente conclude l’acquisto di un determinato prodotto, l’amministratore del portale vedrà immediatamente comparire nel back office l’avviso di un nuovo ordine.

PrestaShop nuovo ordine

Cliccando sull’icona a forma di carrello si visualizzerà un’anteprima dell’ordine.

PrestaShop anteprima ordine

In alterativa il nuovo ordine potrà essere visualizzato dalla scheda Ordini accessibile dall’omonima voce di menu.

Prestashop ordini

Per visualizzarne tutti i dettagli basterà cliccare sulla riga corrispondente.

PrestaShop scheda ordini

La pagina è suddivisa nelle seguenti sezioni:

  • Informazioni cliente: vengono fornite alcune informazioni sul cliente che ha ordinato la merce, come ad esempio il nome, la data di registrazione, il totale speso sul proprio sito di e-commerce e il numero di precedenti ordini.
  • Documenti: lista dei documenti che sono stati generati per quello specifico ordine e, quindi, fattura ed eventuale nota di credito.
  • Pagamento: viene indicato il metodo di pagamento prescelto, il totale e la relativa data. L’ultimo campo indica il numero di fattura associato al pagamento.
  • Spedizione: viene indicato il corriere che è stato prescelto, il peso del pacco e il costo della spedizione. Inolrte viene data l’opportunità all’operatore di inserire il tracking number, ossia il numero fornito dallo spedizioniere all’atto della consegna e che consente al cliente di rintracciare in tempo reale la posizione del pacco.

 Tracking number

  • Indirizzo di consegna: viene visualizzato l’indirizzo, indicato dall’utente in fase di acquisto, dove consegnare il pacco.
  • Indirizzo di fatturazione: viene indicato l’indirizzo dove inviare la fattura, se diverso da quello di spedizione.
  • Prodotti: tabella di riepilogo di tutti i prodotti che sono stati ordinati, con relativo prezzo. Il totale è calcolato sulla base della somma del prezzo unitario di tutti i prodotti più la spesa di spedizione. All’amministratore viene data l’opportunità di variare il prezzo finale introducendo uno sconto per il cliente.


PrestaShop prodotti ordine

In alto a sinistra della pagina viene visualizzato lo stato dell’ordine.

PrestaShop stato ordine

È compitore dell’amministratore variare di volta in volta lo stato per mantenere aggiornata la scheda. Di default PrestaShop mette a disposizione stati come: Annullato, In attesa di pagamento con PayPal, Consegna in corso, Consegnato, Errore di pagamento, In attesa di pagamento con assegno, In attesa di pagamento con bonifico bancario, Pagamento accettato, Rimborsato. Queste voci possono essere modificate, ed inoltre, è possibile aggiungerne delle altre. Dal menu Ordini facciamo clic sulla voce Status Ordini.

PrestaShop status ordini

Notiamo immediatamente che ad ogni stato è associata una etichetta colorata ed una icona. Per aggiungere un nuovo stato facciamo clic su Aggiungi nuovo in alto alla pagina.

Prestashop aggiungi nuovo stato

Inseriamo il nome da associare, indichiamo una icona che dovrà avere dimensioni 16×16 pixel, scegliamo un colore da associare all’etichetta e indichiamo quali azioni PrestaShop dovrà compiere quando un ordine sarà settato su questo stato (ad esempio l’ordine verrà validato, l’ordine risulterà come spedito, l’ordine risulterà pagato e così via). Al termine clicchiamo su Salva.

Ritornando alla scheda ordine, per variare lo stato basterà selezionare dal menu a tendina la voce desiderata. Per stampare l’ordine facciamo clic sul pulsante Stampa ordine in alto a destra della pagina.

Configurazione degli ordini

Affinchè un ordine vada a buon fine è possibile configurare delle impostazioni base che devono essere rispettate. Dal menu Preferenze facciamo clic sulla voce Ordini.

PrestaShop preferenze ordini

Dalla scheda Generale possiamo indicare la tipologia di elaborazione dell’ordine, ossia il numero di passaggi che devono essere compiuti dall’utente per portare a termine l’acquisto di un prodotto. Di default PrestaShop propone i 5 passi canonici  ad ognuno dei quali è dedicata una specifica pagina. Dal menu a tendina è possibile però, selezionare anche la voce di Ceckout rapido, ossia la funzione secondo la quale vengono proposti tutti i passaggi all’interno di una singola pagina.

A seguire è possibile indicare se l’utente che effettua l’ordine deve obbligatoriamente registrarsi al portale o meno. Questa scelta dipende dalla tipologia di prodotti venduti, dalla strategia di marketing e dalla gestione dei clienti che si intende adoperare per il portale di e-commerce.

Nel box successivo possiamo indicare la cifra minima da spendere affinché l’ordine possa essere convalidato.  

Attivando la funzione MultiNegozio si darà al cliente l’opportunità di poter spedire i prodotti effettuati in un unico ordine in diversi indirizzi. In tal caso l’ordine sarà scorporato automaticamente dal sistema. La funzionalità Spedizione differita invece consente di suddividere l’ordine inviando al cliente dapprima la merce già disponibile e successivamente quella in arrivo.

Apponendo il segno di spunta su Si in Condizioni generali di vendita si obbbliga il cliente ad accettare le condizioni, pena l’annullamento dell’ordine.

Nell’ultimo campo possiamo indicare la pagina del CMS dove sono spiegati tutti i termini e condizioni d’uso (pagina che abbiamo creato nel corso del tutorial numero 4 della guida).

Al termine delle modifiche facciamo clic su Salva in alto alla pagina.

Gestione delle fatture

In PrestaShop, contestualmente all’ordine, viene generata in automatico la fattura. Nel momento in cui l’ordine è convalidato, la fattura viene inviata al cliente tramite email e sarà resa disponibile anche sul proprio account privato. Per accedere alla fattura associata ad una determinata vendita, come abbiamo visto nella pagina precedente, possiamo farlo direttamente dalla scheda dell’ordine.

PrestaShop visualizza fattura

Basterà un clic sul pulsante Visualizza la fattura in alto a destra della pagina. In automatico verrà scaricato il documento PDF sul proprio PC. Una volta aperto verrà visualizzata una classica fattura.

Alcune modifiche

Il template della fattura è quello di default proposto dal tema prescelto. È possibile scegliere tra diversi modelli messi a disposizione. Per fare ciò, facciamo clic sulla voce Fatture dal menu Ordini. Portiamoci nella scheda Opzioni di fatturazione.

PrestaShop opzioni fatturazione

Tramite il primo comando possiamo scegliere se attivare o meno la fatturazione. Molti negozi preferiscono associare alle vendite solo lo scontrino fiscale, in tal caso le fatture possono essere disattivate selezionando l’opzione No. Inseriamo il prefisso nazionale. Nel nostro caso IT. A seguire indichiamo il valore numerico dal quale deve avere inizio la numerazione delle fatture. Qualora si voglia iniziare da 1, basterà indicare 0. Molte fatture contengono nella parte inferiore delle note relative ad esempio i termini di pagamento o il trattamento dei dati personali. Per inserire del testo libero utilizziamo la funzione omonima. Infine, dal menu a tendina scegliamo il Modello della fattura che più ci piace. Al termine facciamo clic su Salva.

Stampe multiple

PrestaShop per migliorare la gestione amministrativa dà la possibilità di effettuare una stampa multipla delle fatture o sulla base della data o sulla base dello status.

PrestaShop stampa fatture

Ad esempio, sempre dalla scheda Fatture, è possibile generare la stampa dei documenti che sono stati generati in un determinato periodo di tempo: nella scheda Per data inseriamo in Da la data di inizio e in Fino a la data finale. Clicchiamo successivamente sul pulsante Genera file PDF per data in alto alla pagina.

In alternativa è possibile generare i PDF sulla base dello status. Nella sezione Per status applichiamo i segni di spunta agli stati di interesse. Al termine clicchiamo sul pulsante in alto alla pagina Genera file PDF per stato.

Nella prossima lezione avviene in PrestaShop la gestione dei clienti e degli utenti. Continuate a seguirci!