WooCommerce: gestione delle email automatiche – Lezione 6 della guida

Giunti alla sesta lezione della guida dedicata al plugin di WordPress, che consente di trasformare un semplice sito in un vero e proprio portale di e-commerce, vediamo come configurare le impostazioni riguardanti le mail, inviate automaticamente dal sistema, al fine di informare i clienti sull’avanzamento del processo di acquisto dei prodotti

In questa lezione della guida dedicata a WooCommerce, ci occuperemo della configurazione delle email che vengono inviate al cliente direttamente dal portale di e-commerce.

Quando si acquista un prodotto online, infatti, i clienti vengono informarti passo passo sullo stato di avanzamento del processo di vendita. In particolare, non appena effettuato l’acquisto, sono informati tramite una mail della corretta ricezione dell’ordine da parte del portale di e-commerce. Sempre all’interno della stessa missiva, il negozio online si occupa di fornire al cliente un resoconto dettagliato dell’ordine di acquisto.

Non appena ricevuto il pagamento tramite bonifico, assegno, Paypal, o altro metodo, il cliente viene informato con una seconda e-mail dell’avvenuta ricezione e dell’inizio della lavorazione dell’ordine.

Al momento della spedizione del pacco, inoltre, il cliente viene avvertito con una terza mail, contenente il nome dello spedizioniere, l’eventuale numero di tracking e la data e ora prevista per la consegna.

WooCommerce, al pari degli altri software più importanti di e-commerce, consente di inviare tramite posta elettronica le fatture associate agli ordini del cliente e generate automaticamente dal sistema, consentendo di fatto una gestione puntuale anche del lato amministrativo nel negozio online.

La configurazione iniziale delle email automatiche, compreso il template grafico, viene gestita direttamente dal pannello di controllo di WordPress e in particolare dalle Impostazioni di WooCommerce. Dal menu laterale del back end facciamo, quindi, clic sulla voce WooCommerce e a seguire sulla voce Impostazioni. Portiamoci a questo punto nella scheda Email.

Template grafico delle email in WooCommerce

La finestra che compare consente di settare le configurazioni base che riguardano il template delle email inviate automaticamente dal sistema ai clienti.

Woocommerce email

Dopo la prima sezione iniziale Opzioni email mittente, nella quale indicare il Nome del mittente che sarà visualizzato dai clienti e l’indirizzo email del negozio, vengono richiesti i parametri che riguardano esclusivamente l’aspetto grafico della posta elettronica. La prima dicitura nella sezione Email Template, ci informa della possibilità di visualizzare l’aspetto grafico, attualmente impostato, con un semplice clic sul link Clicca qui per un’anteprima del template email.

woocommerce emplate email

Dal punto di vista grafico, notiamo che si tratta di un template piuttosto semplice ma allo stesso tempo molto ordinato. Tramite le impostazioni di WooCommerce, è possibile modificare:

  • l’immagine di intestazione, ossia il logo del negozio che potrà essere o caricato tramite il media uploader di WordPress o semplicimente indicandone l’URL;
  • il testo a piè pagina, ossia il footer della mail ove potremo riportare ad esempio i contatti dell’azienda;
  • il colore di base, ossia il coloro di background dell’header che di default è settato sul blu (#557da1);
  • il colore di sfondo, ossia il colore del background dell’intera pagina contenente l’email, impostato di default ad un colore tra i bianco e il grigetto (#f5f5f5);
  • il colore di sfondo del corpo dell’email, ossia il colore di sfondo racchiuso al’interno del box email delimitato dal contorno grigio, settato di default a quasi bianco (#fdfdfd);
  • il colore del testo dell’email, settatto di default ad una tonalità molto vicina al nero.

Dopo aver apportato tutte le variazioni volute, facciamo clic su Salva Modifiche per aggiornare il template grafico.

Configuriamo le email per i Nuovi ordini

Spostiamoci a questo punto, tramite i link posizionati in alto alla pagina, nella sezione Nuovo Ordine.

woocommerce nuovo ordine

Nel momento in cui viene ricevuto un nuovo ordine online o un nuovo pagamento, il sistema si occupa di inviare una mail automatica al cliente al fine di informarlo della corretta ricezione della sua richiesta di acquisto. Qualora volessimo disabilitare questa funzione, basterà eliminare il segno di spunta dalla voce Abilita questa notifica email.

Nel campo Destinatari possiamo indicare l’indirizzo email al quale inviare la notifica della presenza di un nuovo ordine, oltre a quello del cliente interessato. Di default verrà settato l’indirizzo email associato al negozio in WordPress.

Nel campo Oggetto possiamo scegliere di lasciare invariata la dicitura [{blogname}] Nuovo Ordine Cliente ({order_number}) – {order_date} secondo la quale verrà riportato il nome del portale di e-commerce, seguito dalla frase Nuovo Ordine Cliente, dal numero identificativo dell’ordine e dalla data di acquisto.

 Nel campo Intestazione email possiamo scegliere l’intestazione principale della email, ossia la dicitura che compare dell’header del template email.

Da Tipo email possiamo scegliere se utilizzare il formato HTML, Teso o Multiparte. Qualora scegliessimo la prima opzione, per apportare le modifiche al template sarà necessario ricopiare il file woocommerce/templates/emails/admin-new-order.php  all’interno della cartella del proprio tema, ossia in nostrotema/woocommerce/emails/admin-new-order.php, tramite l’utilizzo del server FTP. In alternativa possiamo scegliere di far compiere l’azione direttamente a WooCommerce semplicemente cliccando sul pulsante Copia file nel tema.

Al termine facciamo clic su Salva Modifiche per rendere effettivi i cambiamenti apportati.

Le email da inviare dopo il pagamento

Come scrivevamo poco sopra, dopo aver ricevuto il pagamento da parte del cliente, è sempre bene informare quest’ultimo dell’avvenuta ricezione, ringraziandolo per l’acquisto e informandolo che la spedizione del prodotto avverrà a breve.

Per configurare questa tipologia di email, spostiamoci, dai link presenti in alto alla pagina, nella sezione Ordine in Elaborazione.

woocommerce ordine elaborazione

Anche in questo caso possiamo disabilitare l’invio eliminando il segno di spunta alla voce Abilita questa notifica email.

Nel campo Oggetto email possiamo lasciare invariata l’impostazione Ricevuta per l’ordine presso {blogname} del {order_date} che riporta la dicitura Ricevuta per l’ordine presso il nome del negozio online e la data dell’acquisto. Anche l’Intestazione Email può restare invariata, mantendo Grazie per il suo Ordine.

Così come per le mail riguardanti i nuovi ordini, anche in questo caso possiamo scegliere il formato dell’email tra HTML, Testo e Multiparte, ricordandoci, qualora scegliessimo la prima opzione e volessimo modificare il template, di copiare il file woocommerce/templates/emails/customer-processing-order.php nella cartella yourtheme/woocommerce/emails/customer-processing-order.php tramite server FTP, o in alternativa, premendo il pulsante Copia file nel tema.

Al termine facciamo clic su Salva Modifiche per procedere.

Informiamo gli utenti dell’avvenuta spedizione con una email

Nel momento in cui un ordine risulta portato a termine, ossia è stato evaso, in WooCommerce possiamo informare l’utente della avvenuta spedizione tramite una email automatica. Dai link in alto alla pagina spostiamoci nella sezione Ordine Completato e, qualora non vi sia, apponiamo il segno di spunta alla voce Abilita questa notifica email per attivare la suddetta funzione.

woocommerce ordine completato

In Oggetto possiamo lasciare invariata l’impostazione Il suo ordine presso {blogname}, eseguito il {order_date}, è stato portato a termine, così come l’Intestazione Email (Il suo ordine è stato portato a termine).

Qualora i prodotti in vendita siano scaricabili direttamente al Web, WooCommerce dà la possibilità di distinguere l’Oggetto e l’Intestazione dalle mail ordinarie. In particolare in entrambe i casi verrà aggiunta la frase può procedere con il download dei suoi file.

Da tipo email possiamo scegliere il formato HTML, Testo o Multiparte. Nel caso di modifiche al template HTML dovremo fare clic sul pulsante in basso  Copia file nel tema per ricopiare il file woocommerce/templates/emails/customer-completed-order.php nella cartella yourtheme/woocommerce/emails/custosteszmer-completed-order.php.

Al termine facciamo clic sul pulsante Salva Modifiche per rendere attive le configurazioni prescelte.

Le email contenenti le fatture

Dopo aver ricevuto il pagamento, o in attesa di quest’utimo, WooCommerce dà la possibilità di inviare direttamente tramite email le fatture al cliente. Per abilitare la funzione spostiamoci nella scheda Fattura Cliente e apponiamo il segno di spunta alla voce Abilita questa notifica email.

woocommerce fattura cliente

Nel campo Oggetto possiamo lasciare invariata la dicitura Fattura per l’ordine {order_number} del {order_date} e stesso dicasi per il campo Intestazione Email (Fattura per l’ordine {order_number}). Qualora il pagamento sia stato già ricevuto è possibile specificare Oggetti e Intestazioni differenti.

Anche in questo caso è possibile scegliere tra il formato HTML, Testo e Mulparte. Al termine facciamo clic su Salva Modifiche.

Spostandoci nella scheda successiva possiamo gestire le email che riguardano le note che avvengono eventualmente aggiunte ad un particolare ordine e a seguire le mail che vengono inviate al cliente in caso di Cambio password o di Nuovo Account. I parametri da configurare in questi casi sono esattamente eguali ai precedenti.